5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי בעת ניהול העסק שלכם

טיפים לניהול זמן אפקטיבי בעת ניהול העסק שלכם

מדריכים > חברות > 5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי בעת ניהול העסק שלכם

האמרה הידועה 'time is money' מקבלת משמעות מעשית כאשר מדובר בניהול זמן בעסקים. במרבית המקרים, המשאב היקר ביותר של בעלי עסקים הוא הזמן: בעל העסק צריך לפעול בהרבה חזיתות במקביל, ולעיתים חוסר הזמן יכול לעלות בלקוחות, בטיב השרות או בפיתוח העסק. 

למרות שיכולת ניהול זמן נשמעת כמו מיומנות טריוויאלית, היא לא מגיעה לכולנו בקלות. יתרה מזאת, עומס המשימות וריבוי האפשרויות בתחום העסקי יכולים לפעמים ליצור בלבול ובזבוז זמן. על כן אספנו עבורכם 5 טיפים מנצחים שכדאי לאמץ על מנת להשיג ניהול אפקטיבי של העסק, ולמצות מכל יום עבודה את המקסימום האפשרי.  

5 טיפים אפקטיבים לניהול זמן של העסק

  • עבדו לאור תכנית עסקית והציבו יעדים

תכנית עסקית היא מסמך שבו מפורטים הפרטים החשובים ביותר בנוגע להתנהלות העסק: דרכי ההתנהלות כלכלית בעסק, צעדים אסטרטגיים, דרכי שיווק ופרסום, אופני גיוס עובדים, קשר עם ספקים ועוד. התכנית העסקית כוללת גם פירוט של היעדים והמטרות של העסק בכל אחד מהתחומים הנזכרים מעלה.

אם אין לכם תכנית עבודה – צרו כזו. בין אם אתם עובדים בעסק שלכם לבדכם ובין אם אתם מנהלם חברה עם עובדים, עבודה לאורה של תכנית עסקית היא אחד מהאמצעים הטובים ביותר לניהול משימות. הגדירו כחלק מתכנית העבודה שלכם יעדים ודד-ליינים, קבעו אילו תפוקות תרצו לקבל ועד איזה מועד. כך, תכנית העבודה תמקד אתכם בניהול נכון של הזמן: תדעו שעליכם להשקיע זמן בעניין מסוים כדי לעמוד ביעד שקבעתם לעצמכם מבעוד מועד.

כידוע, השגרה של בעלי עסקים עמוסה, גדושה ולחוצה. העומס הזה לא תמיד מאפשר להסתכל על התמונה הכוללת ולקבל החלטות מושכלות שהיו מתקבלות בנחת. על כן מומלץ לנהל את הזמן על פי התכנית שתוכננה ולא תוך כדי לחץ העבודה. אם אתם לא בטוחים כיצד לנסח תכנית עבודה שתתאים לעסק שלכם אפשר להתייעץ עם אנשי מקצוע שמתמחים בדיוק בזה או לחלופין להיעזר בדוגמאות הקיימות ברשת.

כדאי לדעת שתכנית העבודה היא לא רק אמצעי לניהול זמן בעסק, אלא גם רלוונטית לעסקים שמחפשים משקיעים. כך למשל בשלבי גיוס הכספים, בעיקר במיזמים ובחברות סטארט-אפ, היזמים, המייסדים ואנשי העסקים מתבקשים להציג את תכנית העבודה שלהם ויעדים שהם מעוניינים להגיע אליהם. כך שבמקרה זה ניסוח תכנית עבודה יתפוס שתי ציפורים במכה אחת.

  • וודאו שיש לכם בסיס טוב לעסק והיעזרו באנשי מקצוע

כפי שכבר ודאי הספקתם ללמוד, עולם העסקים רווי פרוצדורות ובירוקרטיות. העיסוק בתשלומים, מיסים, היטלים, אישורים ומסמכים עלול לגבות לא מעט מהזמן של בעל עסק, לעיתים מדובר בשעות ארוכות. לכן, עוד לפני שצוללים לעבודת העסק עצמה, מומלץ ראשית לוודא שתהליך פתיחת העסק בוצע כראוי. כך למשל שכל המסמכים מול מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי נחתמו כהלכה, שאין הליכים פתוחים מול רשם החברות (במקרה של חברה) ושאין 'קצוות' שלא נסגרו. חשוב להבין שיש לכך חשיבות קריטית: עסק שיחל לפעול ללא כל האישורים הנדרשים עלול להיתקל בקשיים רבים, שהטיפול בהם יגזול זמן רב בהרבה מאשר הסדרה של כל הפרטים מלכתחילה.

כדי לא לבזבז זמן בהקשר הזה מומלץ להסתייע ככל הניתן בשירותים אינטרנטיים שחוסכים את העמידה בתורים. כך למשל פתיחת עוסק מורשה אונליין או פתיחת חברה בע"מ באינטרנט.

מעבר לכך, מומלץ להיעזר באנשי מקצוע שילוו את העסק לאורך חייו. כך למשל כמעט כל בעל עסק יזדקק לשירותיו של רואה חשבון לצורך דיווח לרשויות. גם כאן מומלץ לא לחכות לרגע האחרון ולהסתייע ברואה חשבון לעוסק מורשה או רואה חשבון לחברה תוך כדי העבודה. מי שנזכר רגע לפני הגשת דו"חות או דיווחים שונים לרשויות שלא אסף את החומר כשורה עלול לאבד זמן יקר וגם כסף.

  • עושים סדר – חוסכים זמן

סדר וארגון בחפצים, במשרד, באימייל ובמחשב הם עניין אלמנטרי לניהול זמן אפקטיבי בעסק. הסדר הפיזי יחסוך לכם זמן בחיפוש אחר החפצים שאתם זקוקים להם, וגם יחסוך עצבים מיותרים. הדבר רלוונטי בעיקר למי שמנהלים את העסק מהבית – לא פעם חפצי העבודה מתערבבים עם אלו של הבית: המחשב ליד משחקי הילדים, המסמכים או תיקי הלקוחות מוצאים את דרכם לחדר השינה. הקפידו על עבודה מאורגנת ומסודרת, במקום אחד, כאשר לכל חפץ מקום קבוע משלו.

חשוב להקפיד על סדר גם בתיקיות המחשב והאימייל, שהוא כלי עבודה מרכזי בעסקים רבים. אם הדואר האלקטרוני שלכם עמוס, הקדישו זמן לנקיונו, ומחקו אימיילים מיותרים כך שתוכלו לשים לב לאלה החדשים הנכנסים. מומלץ לעבוד עם תוויות המייל, שמחלקות את ההודעות השונות לפי נושאים. בנוסף לכך, ניתן להסתייע בפונקציות הקיימות בתוך תיבת המייל כדי לנהל את הזמן בצורה נוחה יותר: להגדיר מיילים לטיפול מאוחר יותר, לתזמן שליחת מיילים באופן אוטומטי וכיוצא באלה. 

  • עבדו לפי לוח זמנים מסודר

מבין כל השיטות לניהול זמן זו אולי הידועה ביותר – אולם בצדק. השיטה הזו כבר הוכחה כעובדת בעבור רבים. מומלץ מאוד לתכנן את לוח הזמנים שלכם ולעבוד לפי פריסת הפגישות, הישיבות והמשימות שהוכנה מבעוד מועד. כך ניתן לתכנן את הזמן מראש, לקבוע פגישות ואירועים וגם להגדיר לעצמכם מראש כמה זמן כל משימה תיקח. 

איך עושים את זה בפועל? כדאי להיעזר בתוכנות לניהול הזמן שמיועדות במיוחד לזה. אפשר להשתמש בפיצ'רים השונים הנמצאים כחלק מתיבות המייל (למשל google calendar בג'ימייל או היומן של אאוטלוק). אלה מאפשרים תצוגה ויזואלית של פגישות ואירועים, וכן את הזנת פרטי הפגישה, מועדה ומיקומה. לחלופין ניתן להסתייע בתוכנות כמו למשל teuxdeux ו-Trello  המאפשרות ניהול משימות באמצעות אפליקציה. אם אתם עובדים בחברה אפשר להתקין פלטפורמות עבודה שונות המשותפות לכל החברה, כך שהיומנים יהיו חשופים לכולם ומסונכרנים זה עם זה.

למרות שהרשת מלאה בתוכנות, אפליקציות ואתרים לניהול יעיל של הזמן, מי שבסופו של דבר יקבע האם תעמדו בלו"ז הוא אך ורק אתם. העמידה בלוח הזמנים היא במידה רבה עניין של עבודה עצמית. בעלי עסק שמבקשים לעבוד לפי לו"ז צריכים להיות מסורים אליו ולדבוק בו ככל הניתן, אחרת הוא פשוט לא יהיה שימושי.

  • אל תשכחו לפנות זמן לפנאי ולמנוחה

גם פנאי והנאה הם חלק בלתי נפרד מניהול נכון של הזמן, וחשוב מאוד להקפיד עליהם. בעלי עסקים רבים, בעיקר בתחילת דרכם, נוטים לוותר על בילויים או מנוחה. התחושה ש'כל העסק על הגב שלי' גורמת לבעלי עסקים לעבוד מסביב לשעון ולנצל כל דקה פנויה לביצוע משימה כזו או אחרת. בהתחלה זה עשוי להיות אפקטיבי ואפילו לתת תחושת הספק. עם זאת, בטווח הארוך השיטה הזו לא עובדת: העייפות מתגברת, ואם נרצה או לא נרצה בלי לקחת הפסקה, לנוח ולהנות, מידת הריכוז שלנו ואיכות ביצוע המשימות ילכו וירדו. כתוצאה מכך גם כמות הזמן שנקדיש לכל משימה תלך ותגדל, כיוון שנהיה פחות חדים ויעילים.

ההפסקה היא 'זריקת אנרגיה' הכרחית. ולמי שלא סומך על עצמו וחושש שיוותר עליה, מומלץ להכניס אותה מראש ללו"ז: לקבוע ערב חופשי או בוקר שבו מתחילים מאוחר. 

אולי יעניין אתכם גם...

  • נפתח עבורך עוסק מורשה תוך 24 שעות – נחסוך לך את כאב הראש והבירוקרטיה.
  • ללא הגעה פיזית – לא תצטרך לחכות בתורים ארוכים ולבזבז יומיים במשרדי הרשויות השונים.
  • נבצע עבורך פתיחת עוסק מורשה ברשויות: מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי.
פתיחת עוסק מורשה אונליין
לפרטים נוספים
התחל בפתיחת עוסק מורשה
דילוג לתוכן