באמצעות Ettorney ניתן להעביר את פרטי החברה והמסמכים לרואה חשבון ולטפל בפתיחת התיקים באמצעות מייצג, ללא צורך של בעלי החברה לנהל בנפרד את התהליך מול כל רשות.

אילו תיקים חברה בע״מ צריכה לפתוח?

התיקים הנדרשים תלויים בפעילות שהחברה עומדת לבצע.

חברה שמתחילה פעילות עסקית רגילה תידרש בדרך כלל להסדיר לפחות:

רישום במע״מ

תיק במס הכנסה

תיק ניכויים, אם החברה מעסיקה עובדים או מבצעת תשלומים שמחייבים ניכוי במקור.

כאשר נפתח לחברה תיק ניכויים כמעסיקה, הביטוח הלאומי מקבל את המידע ממס הכנסה ופותח עבורה תיק מעסיק.

לכן לא כל חברה צריכה לבצע פעולה עצמאית ונפרדת של "פתיחת תיק בביטוח לאומי" מיד לאחר ההתאגדות.

אם החברה אינה מעסיקה עובדים ואין נסיבה אחרת שמצריכה תיק ניכויים, צריך לבדוק אילו תיקים רלוונטיים לפעילות בפועל ולא לפתוח תיקים שאין בהם צורך.

פתיחת תיק במע״מ לחברה

חברה שמבצעת פעילות עסקית החייבת ברישום במע״מ צריכה להסדיר את התיק לפני תחילת ההתנהלות השוטפת.

לצורך הרישום נמסרים פרטים על החברה ועל הפעילות שהיא עומדת לבצע, ויכולים להידרש מסמכים כמו תעודת ההתאגדות, פרטי חשבון הבנק, מסמכים הנוגעים למקום העסק ומסמכים שמוכיחים את הפעילות המתוכננת.

הדרישות משתנות בהתאם לעסק.

חברת תוכנה שפועלת ממשרד שכור אינה בהכרח תידרש לאותו סט מסמכים כמו חברה שמפעילה חנות, מפעל או עסק הטעון רישוי.

לאחר פתיחת התיק החברה יכולה להתחיל להתנהל כעוסק רשום במע״מ ולהגיש את הדיווחים התקופתיים בהתאם לתקופת הדיווח שנקבעה לה.

פתיחת תיק חברה במס הכנסה

בנוסף למע״מ יש לפתוח לחברה תיק במס הכנסה.

רשות המסים מפעילה לצורך תאגידים את טופס 4436 – פתיחת תיק לתאגיד במס הכנסה ו/או בניכויים.

במסגרת התהליך נמסרים בין היתר פרטי התאגיד, תחום הפעילות, מועד תחילת הפעילות, מידע על בעלי המניות והמנהלים ופרטים נוספים שנדרשים לצורך פתיחת התיק.

לחברה פרטית ניתן לבצע את פתיחת התיק באופן מקוון באמצעות מייצג שמחובר למערכות רשות המסים.

לאחר פתיחת התיק מתחילה ההתנהלות של החברה מול מס הכנסה, לרבות המקדמות והדיווחים שיחולו עליה בהתאם לפעילות.

מתי צריך לפתוח תיק ניכויים?

תיק ניכויים נדרש כאשר החברה הופכת למעסיקה, ובמקרים נוספים שבהם היא מבצעת תשלומים שחלה עליהם חובת ניכוי.

אם החברה מתחילה להעסיק עובדים, יש להסדיר את תיק הניכויים במס הכנסה.

הביטוח הלאומי מקבל ממס הכנסה את המידע על פתיחת תיק הניכויים ואת מספרו, ופותח לחברה תיק מעסיק באופן אוטומטי.

מכאן החברה נדרשת להתנהל כמעסיקה: לדווח על העובדים ולשלם את דמי הביטוח בהתאם לדיווחי השכר.

לכן חברה שמתכננת להעסיק עובד ראשון צריכה לעדכן את רואה החשבון לפני הפקת השכר הראשון ולא לאחר שכבר בוצע התשלום.

האם כל חברה צריכה לפתוח תיק בביטוח לאומי?

לא במובן שבו עצמאי פותח תיק אישי בביטוח הלאומי.

חברה בע״מ היא ישות נפרדת מבעלי המניות שלה. הביטוח הלאומי הופך רלוונטי לחברה בעיקר במסגרת פעילותה כמעסיקה.

כאשר נפתח תיק ניכויים לחברה שמעסיקה עובדים, הביטוח הלאומי מקבל את הפרטים ופותח את תיק המעסיק.

בעלי המניות עצמם יכולים להיות בעלי מעמד שונה מול הביטוח הלאומי בהתאם לאופן שבו הם עובדים בחברה ומקבלים ממנה שכר, אך זו כבר שאלה שנוגעת לבעל המניות ולא ל"פתיחת תיק חברה" כללית.

ההבחנה הזו חשובה כדי לא לפתוח תהליך מיותר או ליצור רושם שכל חברה חדשה נדרשת לפנות לביטוח הלאומי מיד לאחר הרישום.

אילו מסמכים כדאי להכין?

המסמכים המדויקים תלויים בחברה, אך לפני תחילת התהליך כדאי להכין את החומר המרכזי שנוצר במסגרת ההתאגדות והקמת הפעילות.

בין היתר יכולים להידרש:

תעודת ההתאגדות

תקנון החברה

פרטי בעלי המניות והדירקטורים

פרטי חשבון הבנק של החברה

הסכם שכירות או מסמך הנוגע למקום הפעילות, כאשר רלוונטי

תיאור של פעילות החברה

מועד תחילת הפעילות

מידע לגבי העסקת עובדים

רישיונות או אישורים מקצועיים כאשר הפעילות מחייבת אותם.

אם החברה טרם פתחה חשבון, כדאי לבדוק מראש מול רואה החשבון האם הדבר משפיע על התהליך ועל המסמכים שיש להגיש.

אפשר לטפל גם בפתיחת חשבון בנק לחברה כחלק מרצף ההקמה.

איך מתבצעת פתיחת התיקים אונליין?

היתרון בעבודה באמצעות מייצג הוא שבעלי החברה אינם צריכים ללמוד בעצמם את תהליך העבודה מול כל אחת מהרשויות.

התהליך מתחיל בהעברת פרטי החברה והמסמכים הנדרשים.

רואה החשבון בודק את הנתונים, משלים את הטפסים ומגיש את הבקשות הרלוונטיות באמצעות מערכות רשות המסים כאשר ניתן לעשות זאת כמייצג.

לחברה פרטית ניתן כיום לפתוח תיק במס הכנסה ובניכויים באמצעות מייצג המחובר למערכת שע״מ.

במע״מ ניתן גם לבצע את הטיפול באמצעות רואה חשבון או יועץ מס כמייצג.

אם חסר מסמך או שהרשות מבקשת מידע נוסף, יש להשלים אותו לפני שהתיק נפתח.

לכן שירות אונליין חוסך את הצורך בהתנהלות עצמאית מול המשרדים, אך אינו מבטל את בדיקת הנתונים מצד הרשויות.

תוך כמה זמן נפתחים התיקים?

העמוד הקיים של Ettorney מציג כיום התחייבות לטיפול בתוך פחות מ־48 שעות.

חשוב להפריד בין זמן הטיפול של רואה החשבון לבין זמן האישור הסופי של הרשויות.

כאשר כל המסמכים מוכנים, ניתן להכין ולהגיש את הבקשות במהירות. עם זאת, פתיחת התיקים בפועל תלויה גם בקליטת הבקשה, בתקינות המסמכים ובמקרה הצורך בבדיקות של הרשות.

מתי צריך לפתוח את התיקים?

לא כדאי להמתין עד לאחר שהחברה כבר התחילה לבצע עסקאות.

כאשר ידוע מועד תחילת הפעילות, רצוי להסדיר את הרישומים כך שהחברה תהיה מוכנה להוציא מסמכים, לקבל תשלומים ולנהל את החשבונות בצורה תקינה.

מצד שני, אין צורך לפתוח תיקים חודשים רבים לפני שהחברה צפויה להתחיל לפעול ללא סיבה עסקית.

בשלב ההקמה כדאי לתאם בין שלושה תהליכים:

רישום החברה בע״מ, פתיחת חשבון הבנק ופתיחת התיקים ברשויות.

כך החברה מגיעה לתחילת הפעילות כאשר התשתית המשפטית, הבנקאית והחשבונאית כבר מסודרת.

מה קורה לאחר פתיחת התיקים?

פתיחת התיקים היא פעולה חד־פעמית. מרגע שהם פעילים מתחילה העבודה החשבונאית השוטפת.

החברה צריכה לנהל את המסמכים והחשבונות שלה, להגיש דיווחי מע״מ, לטפל במקדמות מס, לדווח על שכר וניכויים כאשר היא מעסיקה עובדים ובהמשך להגיש את הדוחות השנתיים החלים עליה.

לכן חברה חדשה צריכה להחליט כבר בשלב הזה מי ממשיך לנהל אותה לאחר הפתיחה.

ניתן לעבור ישירות לשירות הנהלת חשבונות ורואה חשבון לחברה בע״מ כדי ליצור רצף בין הקמת התיקים לבין הדיווחים השוטפים.

אין צורך לפתוח שוב את אותם התיקים במסגרת שירות הנהלת החשבונות. הוא ממשיך מהנקודה שבה שלב ההקמה הסתיים.

חברה קיימת שלא פתחה את כל התיקים

אם החברה כבר נרשמה אך טרם התחילה פעילות, ניתן להשלים את התהליך לפני תחילת הפעילות.

אם החברה כבר ביצעה עסקאות או העסיקה עובדים בלי שהתיקים הנדרשים נפתחו, מדובר במצב שדורש בדיקה פרטנית.

במקרה כזה לא כדאי פשוט להזין תאריך חדש כאילו הפעילות מתחילה היום.

צריך לעדכן את רואה החשבון במועד שבו הפעילות התחילה בפועל, בהכנסות שכבר התקבלו, במסמכים שכבר הוצאו ובעובדים שכבר הועסקו, כדי להבין כיצד להסדיר את התקופה שחלפה.

פתיחת תיקים במעבר מעוסק מורשה לחברה

עסק שעובר מפעילות כעוסק מורשה לחברה בע״מ אינו פשוט "מעביר" את מספר העוסק הקיים לחברה.

החברה היא ישות חדשה, ולכן צריך להסדיר עבורה את התיקים המתאימים.

במקביל צריך לתכנן את סיום או שינוי הפעילות של העוסק הקיים, בהתאם לאופן שבו מבוצע המעבר.

אם קיימים לקוחות, נכסים, עובדים, מלאי או חוזים שעוברים מהעוסק לחברה, יש לבחון גם את ההיבטים החשבונאיים והמיסויים של המעבר ולא להתייחס אליו כפעולה טכנית בלבד.

איך מתבצע השירות באמצעות Ettorney?

התהליך מתחיל במסירת פרטי החברה והפעילות.

לאחר קבלת המסמכים, רואה החשבון מטפל בהכנת ובהגשת הבקשות לפתיחת התיקים הרלוונטיים.

השירות הקיים של Ettorney מציג כיום טיפול ב:

פתיחת תיק במע״מ

פתיחת תיק במס הכנסה

פתיחת תיק ניכויים בהתאם לצורך

והסדרת תיק המעסיק בביטוח הלאומי כאשר החברה מתחילה להעסיק עובדים.

האתר מציג כיום גם פגישת ייעוץ עם משרד רואה חשבון כחלק מהשירות.

שאלות נפוצות על פתיחת תיקים לחברה בע״מ

האם רישום חברה פותח אוטומטית תיק במע״מ ובמס הכנסה?

לא. רישום החברה אצל רשם החברות ופתיחת התיקים ברשויות המס הם תהליכים נפרדים.

אילו תיקים צריך לפתוח לחברה חדשה?

חברה שמתחילה פעילות עסקית תצטרך בדרך כלל להסדיר תיק במע״מ ובמס הכנסה. אם היא מעסיקה עובדים או חייבת בניכויים, יידרש גם תיק ניכויים.

האם צריך לפתוח בנפרד תיק בביטוח לאומי?

כאשר חברה חדשה מתחילה להעסיק עובדים ופותחת תיק ניכויים במס הכנסה, הביטוח הלאומי מקבל את המידע ופותח תיק מעסיק אוטומטית. לכן לא מדובר בפעולה נפרדת שכל חברה חייבת לבצע עם הקמתה.

האם אפשר לפתוח את התיקים אונליין?

חברה פרטית יכולה לפתוח תיק במס הכנסה ובניכויים באמצעות מייצג המחובר למערכות רשות המסים. גם את הטיפול במע״מ ניתן לבצע באמצעות רואה חשבון או יועץ מס כמייצג.

צריך חשבון בנק לפני פתיחת התיקים?

פרטי חשבון בנק ומסמכים בנקאיים עשויים להידרש במסגרת הרישום במע״מ. לכן כדאי לתאם את פתיחת החשבון עם תהליך פתיחת התיקים ולא לטפל בשני השלבים ללא קשר ביניהם.

מתי פותחים תיק ניכויים?

כאשר החברה מעסיקה עובדים או מבצעת תשלומים שיוצרים חובת ניכוי בהתאם לדין. יש להסדיר זאת לפני תחילת הדיווחים והתשלומים הרלוונטיים.

האם פתיחת התיקים כוללת הנהלת חשבונות?

לא בהכרח. פתיחת התיקים היא שלב ההקמה. לאחר מכן נדרשת הנהלת חשבונות ודיווחים שוטפים בהתאם לפעילות החברה.

כמה עולה השירות של Ettorney?