שירות הנהלת חשבונות ורואה חשבון לחברה בע״מ מרכז את הטיפול החשבונאי והדיווחים במקום אחד, כך שהנהלת החברה אינה צריכה לעקוב בעצמה אחרי כל דיווח, מועד ורשות.

המטרה אינה רק לעמוד במועדי הדיווח. הנהלת חשבונות מסודרת צריכה לאפשר לחברה לדעת לאורך השנה מה קורה בפעילות שלה ולא לגלות את התמונה רק כאשר מגיע מועד הדו״ח השנתי.

מה כולל שירות הנהלת חשבונות לחברה בע״מ?

השירות השוטף מתחיל בקליטת הפעילות הכספית של החברה ובניהול מסודר של המסמכים והנתונים שנוצרים במהלך השנה.

בהתאם לפעילות החברה ולחבילת השירות, הטיפול יכול לכלול בין היתר:

קליטת מסמכי הכנסות והוצאות;

ניהול הנהלת החשבונות של החברה;

הכנת דיווחי מע״מ;

טיפול במקדמות מס הכנסה;

טיפול בדיווחי ניכויים כאשר החברה מעסיקה עובדים או חייבת בניכוי;

התאמות בנקים וכרטיסי אשראי;

טיפול בספקים ולקוחות מבחינה חשבונאית;

הכנת הנתונים לצורך הדוחות הכספיים;

הכנת והגשת הדו״ח השנתי של החברה בהתאם למסלול השירות;

וייצוג והתנהלות מול רשויות המס בהתאם לצורך ולהיקף השירות.

חברה עם עשרות עסקאות בחודש וללא עובדים אינה בהכרח זקוקה לאותה מעטפת כמו חברה עם צוות, פעילות בינלאומית, מספר חשבונות בנק או מאות תנועות בחודש.

לכן נכון להתאים את השירות להיקף ולמורכבות האמיתיים של החברה.

למה הנהלת חשבונות של חברה שונה מהנהלת חשבונות של עוסק מורשה?

חברה בע״מ היא ישות משפטית נפרדת מבעלי המניות שלה, ולכן גם הפעילות הכספית שלה צריכה להתנהל בהתאם.

הכנסות החברה הן הכנסות של החברה.

חשבון הבנק הוא חשבון החברה.

הוצאות החברה צריכות להיות מתועדות במסגרת פעילותה.

וגם משיכת כסף על ידי בעל מניות אינה פשוט "משיכת כסף מהעסק" שניתן לבצע ללא סיווג חשבונאי מתאים.

לחברה קיימים גם דיווחים ודוחות שנתיים שמיועדים לחברות.

הדו״ח השנתי של חברה למס הכנסה מוגש במסגרת טופס 1214, בעוד טופס 1301 מיועד ליחידים ולבעלי עסקים שאינם חברה.

זו הסיבה שגם מבחינת השירות נכון להפריד בין הנהלת חשבונות לחברה בע״מ לבין שירות שמיועד לעוסק מורשה.

איך מתנהלת הנהלת החשבונות במהלך החודש?

כדי שהטיפול החשבונאי יהיה יעיל, המסמכים צריכים להגיע באופן רציף ולא להיאסף רק בסוף השנה.

במהלך הפעילות החברה מפיקה מסמכים ללקוחות ומקבלת חשבוניות וקבלות מספקים.

במקביל מתבצעות תנועות בחשבון הבנק, בכרטיסי האשראי ובאמצעי תשלום נוספים.

המידע הזה מועבר להנהלת החשבונות, נרשם ומסווג בהתאם לפעילות.

כאשר התהליך עובד נכון ניתן לזהות בזמן:

מסמך שחסר;

תשלום שלא תועד;

עסקה שדורשת בירור;

פער בין הבנק לבין הנהלת החשבונות;

או נתון שצריך להסדיר לפני מועד הדיווח.

אם כל החומר מגיע חודשים לאחר ביצוע העסקאות, חלק גדול מהיתרון של הנהלת חשבונות שוטפת הולך לאיבוד.

לכן כדאי ליצור כבר בתחילת העבודה תהליך קבוע להעברת מסמכים.

אילו מסמכים צריך להעביר להנהלת החשבונות?

החומר משתנה בהתאם לפעילות החברה, אך בדרך כלל צריך להעביר את המסמכים שמתעדים את הפעילות הכספית.

לדוגמה:

חשבוניות ומסמכי הכנסה;

חשבוניות ספקים;

קבלות והוצאות;

דפי בנק;

תנועות כרטיסי אשראי;

מסמכים הנוגעים לסליקה;

תשלומים לספקים;

מסמכים הנוגעים לשכר;

ומסמכים נוספים הקשורים לפעילות העסקית.

לא נכון להחליט באופן עצמאי שמסמך מסוים "לא רלוונטי" רק משום שלא ברור אם מדובר בהוצאה מוכרת.

עדיף להעביר את החומר לאיש המקצוע שמנהל את החשבונות ולתת לו לקבוע כיצד נכון לטפל בו.

כך נשמר תיעוד מסודר יותר של פעילות החברה לאורך השנה.

דיווחי מע״מ במהלך השנה

חברה הרשומה כעוסק במע״מ נדרשת להגיש דוחות תקופתיים בהתאם לתקופת הדיווח שנקבעה לה.

הדיווח מבוסס על העסקאות שביצעה החברה ועל מס התשומות שניתן להביא בחשבון בהתאם לדין.

לכן הנהלת החשבונות צריכה לקבל באופן שוטף גם את מסמכי ההכנסה וגם את חשבוניות ההוצאות.

הטיפול אינו מתחיל ביום שבו צריך להגיש את דו״ח המע״מ.

הדו״ח הוא למעשה תוצאה של הנהלת החשבונות שנוהלה בתקופה שקדמה לו.

כאשר המסמכים מגיעים בזמן, ניתן להכין את הדיווח בצורה מסודרת יותר ולברר פערים לפני מועד ההגשה.

מס הכנסה ומקדמות

חברה יכולה להידרש לשלם במהלך השנה מקדמות מס בהתאם לנתונים ולשיעורים שנקבעו עבורה.

המקדמות אינן ההתחשבנות הסופית של החברה עם מס הכנסה.

בסיום שנת המס נערכים הדוחות הכספיים והדו״ח השנתי, ועל בסיסם מתבצעת ההתחשבנות בהתאם לנתוני השנה.

לכן חשוב שהנהלת החשבונות לא תעסוק רק בהגשת דיווחים תקופתיים.

היא צריכה ליצור בסיס מסודר שעליו ניתן להכין בהמשך גם את הדוחות השנתיים של החברה.

הדוחות הכספיים והדו״ח השנתי של החברה

בסיום שנת המס צריך לרכז את הפעילות שנוהלה לאורך השנה ולהכין את הדוחות הנדרשים לחברה.

הדו״ח השנתי למס הכנסה של חברה מוגש באמצעות טופס 1214 ומלווה בדוחות הכספיים ובנספחים הרלוונטיים בהתאם למאפייני החברה.

זה בדיוק המקום שבו רואים את החשיבות של הנהלת חשבונות שוטפת.

הדו״ח השנתי אינו אמור להתחיל באיסוף שנה שלמה של מסמכים שלא טופלו.

הוא אמור להתבסס על מערכת חשבונות שנוהלה לאורך השנה, על התאמות שבוצעו ועל נתונים שניתן לעבוד איתם בצורה מסודרת.

לכן כאשר בוחרים שירות הנהלת חשבונות ורואה חשבון לחברה, כדאי לבדוק מראש האם הכנת הדוחות הכספיים והדו״ח השנתי כלולות בחבילה או מתומחרות בנפרד.

דו״ח שנתי למס הכנסה אינו דו״ח שנתי לרשם החברות

למרות השם הדומה, מדובר בשני דיווחים שונים לחלוטין.

הדו״ח השנתי למס הכנסה מבוסס על הפעילות והנתונים הכספיים של החברה ומוגש לרשות המסים.

לעומתו, הדו״ח השנתי לרשם החברות נועד לעדכן פרטים תאגידיים של החברה, כמו בעלי מניות, דירקטורים וכתובת החברה.

חברה יכולה להידרש לשני הדיווחים וכל אחד מהם מטופל במסגרת אחרת.

השירות בעמוד הזה מתמקד בהנהלת החשבונות, בדיווחים החשבונאיים ובטיפול השנתי מול רשות המסים.

אם נדרשת הגשת דו״ח שנתי לרשם החברות, מדובר בשירות תאגידי נפרד.

האם חברה חייבת הנהלת חשבונות כפולה?

אין נכון לקבוע שכל חברה חייבת בשיטה מסוימת רק משום שהיא חברה בע״מ.

אופן ניהול ספרי החשבונות נקבע בהתאם להוראות ניהול פנקסי החשבונות שחלוֹת על הפעילות, ובין היתר בהתאם לסוג העסק, למחזור ולמאפיינים נוספים.

בחברות רבות מתנהלת בפועל מערכת חשבונות בשיטה הכפולה, אך צריך לקבוע את השיטה בהתאם לחובות הספציפיות של החברה ולא לפי כלל גורף.

לכן בתחילת העבודה רואה החשבון צריך להבין מה החברה עושה, מה היקף הפעילות שלה ואילו הוראות ניהול ספרים חלות עליה.

אין צורך להפוך את בחירת שיטת הנהלת החשבונות להחלטה שבעלי החברה צריכים לקבל לבד.

מה קורה כשחברה מתחילה להעסיק עובדים?

העסקת העובד הראשון משנה את ההתנהלות החשבונאית.

מעבר להכנת השכר עצמו, צריך לטפל גם בדיווחים ובניכויים הקשורים להעסקה.

לכן כדאי לעדכן את רואה החשבון לפני תשלום המשכורת הראשונה ולא לאחר מכן.

כדאי גם להגדיר מראש:

האם שירותי השכר כלולים בחבילה;

כיצד מועברים נתוני נוכחות;

כיצד מדווחים על שינוי בשכר;

מי מטפל בקליטת עובד חדש;

מי אחראי לדיווחים הנדרשים;

ומהו התהליך כאשר עובד מסיים את עבודתו.

במקביל לטיפול החשבונאי, צריך להסדיר גם את מערכת היחסים המשפטית עם העובד באמצעות הסכם עבודה שמתאים לתפקיד ולתנאי ההעסקה.

כך השכר, הנהלת החשבונות ומסמכי ההעסקה עובדים כחלק מאותה מערכת ולא כפעולות מנותקות.

חברה חדשה – מתי מתחילים את הנהלת החשבונות?

רצוי להסדיר את השירות החשבונאי לפני שהחברה מתחילה לצבור פעילות משמעותית.

לאחר רישום חברה בע״מ יש בדרך כלל מספר שלבים שצריך להשלים:

פתיחת חשבון בנק לחברה;

פתיחת התיקים הנדרשים במע״מ ובמס הכנסה;

קביעת אופן ניהול החשבונות;

ותחילת הנהלת החשבונות השוטפת.

היתרון ברצף הזה הוא שאין תקופה שבה החברה כבר מבצעת עסקאות אבל עדיין לא ברור מי קולט את המסמכים ומי אחראי לדיווחים.

חברה שהשלימה באמצעות Ettorney את שלבי הרישום ופתיחת התיקים יכולה להמשיך מהנקודה הזו ישירות לטיפול החשבונאי השוטף.

מעבר מרואה חשבון אחר

חברה קיימת יכולה לעבור לרואה חשבון או לשירות הנהלת חשבונות אחר.

אין צורך לפתוח מחדש את החברה או את תיקי המס.

במעבר כזה צריך לשמור בעיקר על רציפות.

חשוב להבין:

אילו דיווחים כבר הוגשו;

מהו הדיווח הבא;

האם קיימים חוסרים פתוחים;

מי מחזיק את חומר הנהלת החשבונות;

אילו יתרות צריך להעביר;

ומהו מצב הדוחות של החברה.

ככל שההעברה מתבצעת עם חומר מסודר יותר, כך קל יותר להמשיך את הנהלת החשבונות בלי ליצור כפילויות או תקופות חסרות.

לכן לא מומלץ להפסיק עבודה עם המשרד הקודם לפני שמוודאים שהחומר והמידע הנדרשים למעבר זמינים.

מה חשוב לבדוק כשבוחרים רואה חשבון לחברה?

בחברה בע״מ כדאי להשוות את תכולת השירות ולא רק את המחיר החודשי.

יש לברר מראש האם החבילה כוללת:

הנהלת חשבונות שוטפת;

דיווחי מע״מ;

טיפול במקדמות מס;

שירותי שכר;

הדוחות הכספיים;

הדו״ח השנתי למס הכנסה;

ייצוג מול הרשויות;

מענה לשאלות במהלך השנה;

טיפול בדרישות או בירורים חריגים;

ושירותים נוספים שנגבים עבורם תשלומים נפרדים.

חברה קטנה ללא עובדים אינה דורשת בהכרח אותה מעטפת כמו חברה עם צוות, מאות תנועות בחודש, פעילות בינלאומית או מספר ערוצי סליקה.

לכן מחיר השירות צריך להיבחן ביחס למורכבות האמיתית של החברה ולתכולת החבילה.

כמה עולה רואה חשבון והנהלת חשבונות לחברה בע״מ?

אין מחיר אחיד שמתאים לכל חברה.

העלות מושפעת בין היתר מ:

כמות התנועות;

מספר חשבונות הבנק וכרטיסי האשראי;

מספר העובדים;

היקף הסליקה;

פעילות בישראל או בחו״ל;

מורכבות הנהלת החשבונות;

ושירותים נוספים שנכללים בחבילה.

חשוב במיוחד לבדוק האם הצעת המחיר כוללת את הטיפול השנתי.

מחיר חודשי שנראה נמוך יותר יכול להיות יקר יותר בסופו של דבר אם דוחות כספיים, דו״ח שנתי או שירותי שכר נגבים כתוספות נפרדות.

לכן נכון להשוות את העלות השנתית הכוללת ואת תכולת השירות ולא רק את התשלום החודשי.

הנהלת חשבונות כחלק מניהול החברה

הנהלת חשבונות אינה רק חובה שנועדה לייצר דיווחים לרשויות.

כאשר המידע מתנהל בצורה מסודרת, הוא מספק גם בסיס טוב יותר לניהול החברה.

חברה שלא יודעת מה מצב הלקוחות החייבים, כמה היא מוציאה בכל חודש או מהן ההוצאות הקבועות שלה מתקשה לנהל תזרים, גם אם כל דיווחי המס שלה הוגשו במועד.

רואה החשבון אינו מחליף מערכת BI, מנהל כספים או ניהול פיננסי פנימי.

אבל מערכת החשבונות צריכה להיות מסודרת מספיק כדי שניתן יהיה להפיק ממנה מידע אמין.

זו סיבה נוספת להעביר מסמכים באופן שוטף ולא להתייחס להנהלת החשבונות רק כמערכת שמופעלת כאשר מגיע מועד דיווח.

למה לנהל את הנהלת החשבונות של החברה באמצעות Ettorney?

השירות נועד לרכז את הטיפול הפיננסי והחשבונאי של החברה סביב תהליך קבוע, במקום שהנהלת החברה תצטרך לעקוב בעצמה אחרי כל דיווח ורשות.

לחברה חדשה ניתן לחבר את השירות ישירות לתהליך ההקמה:

רישום החברה, פתיחת חשבון הבנק, פתיחת התיקים ולאחר מכן הנהלת החשבונות השוטפת.

לחברה קיימת ניתן להעביר את הטיפול ממשרד אחר ולהמשיך מאותה נקודה לאחר קליטת החומר והבנת מצב התיק.

לפני תחילת השירות מגדירים את היקף הפעילות ואת החבילה המתאימה, כך שניתן להבין מראש אילו שירותים נכללים בטיפול השוטף ואילו שירותים ניתנים בנפרד.

שאלות נפוצות על הנהלת חשבונות ורואה חשבון לחברה בע״מ

האם חברה בע״מ צריכה רואה חשבון?

חברה צריכה לנהל את חשבונותיה ולהגיש את הדיווחים שחלים עליה. הדו״ח השנתי שלה למס הכנסה כולל גם דוחות כספיים, ולכן רואה החשבון הוא גורם מרכזי בהכנת הדוחות, בדיווח השנתי ובליווי המקצועי של החברה.

מה כולל שירות רואה חשבון לחברה?

בהתאם למסלול, השירות יכול לכלול הנהלת חשבונות, דיווחי מע״מ, מקדמות, טיפול בניכויים, דוחות כספיים, דו״ח שנתי וייצוג מול הרשויות.

האם חברה חייבת הנהלת חשבונות כפולה?

החובה נקבעת לפי הוראות ניהול הספרים שחלוֹת על הפעילות ועל מאפייני החברה, ולא רק מעצם היותה חברה בע״מ. בתחילת העבודה יש לבדוק מהי שיטת ניהול החשבונות שנדרשת לחברה הספציפית.

האם השירות כולל שכר לעובדים?

הדבר תלוי בחבילת השירות. חברה שמעסיקה עובדים צריכה לבדוק מראש האם הכנת השכר והדיווחים הנלווים כלולים במחיר או ניתנים כשירות נוסף.

האם הדו״ח השנתי כלול בהנהלת החשבונות?

לא נכון להניח זאת אוטומטית. יש לבדוק האם חבילת השירות כוללת את הכנת הדוחות הכספיים והגשת הדו״ח השנתי למס הכנסה או אם הם מתומחרים בנפרד.

איזה דו״ח שנתי מגישה חברה למס הכנסה?

חברה מגישה את הדו״ח השנתי למס הכנסה במסגרת טופס 1214, יחד עם הדוחות והנספחים הרלוונטיים בהתאם למאפייניה.

האם הדו״ח השנתי למס הכנסה מחליף את הדו״ח לרשם החברות?

לא. אלה שני דיווחים שונים. הדו״ח למס הכנסה הוא דיווח כספי ומיסויי, בעוד הדו״ח לרשם החברות עוסק בפרטים התאגידיים של החברה.

מתי חברה חדשה צריכה להתחיל הנהלת חשבונות?

כדאי להסדיר את השירות לפני שמתחילה פעילות משמעותית, כדי שמסמכים ועסקאות ייקלטו כבר מההתחלה ולא יצטרכו להיות משוחזרים בדיעבד.

אפשר לעבור לרואה חשבון אחר באמצע השנה?

כן. צריך לבצע מעבר מסודר של החומר ולוודא שיש רציפות בין המשרד הקודם למשרד החדש ושברור מי מטפל בכל דיווח פתוח.

כמה עולה הנהלת חשבונות ורואה חשבון לחברה?

העלות תלויה בהיקף ובמורכבות הפעילות ובתכולת השירות. לכן נכון לבדוק את המחיר השנתי הכולל, כולל דוחות כספיים, דו״ח שנתי ושכר כאשר הם נדרשים, ולא רק את המחיר החודשי.