הוא צריך להגדיר איזו עבודה מבצע קבלן המשנה, באילו מועדים, באיזה מחיר ובאיזו רמת ביצוע – ובעיקר למנוע מצב שבו הקבלן הראשי נושא באחריות מול הלקוח בגלל פעולה, עיכוב או כשל של קבלן המשנה, בלי שהיחסים ביניהם נותנים לכך מענה.

באמצעות Ettorney ניתן לערוך הסכם קבלנות משנה שמותאם לפרויקט, להסכם מול הלקוח ולחלוקת האחריות בין הצדדים, במקום להסתמך על חוזה כללי שאינו מכיר את ההתחייבויות שהקבלן הראשי כבר קיבל על עצמו.

מתי צריך הסכם קבלנות משנה?

הסכם כזה רלוונטי כאשר העסק קיבל על עצמו פרויקט או שירות ומעביר חלק ממנו לגורם חיצוני.

לדוגמה:

חברת פיתוח שמעבירה חלק מהפיתוח לספק נוסף;

משרד פרסום שמשתמש בפרילנסר לצורך חלק מהעבודה;

קבלן שמוסר תחום מסוים בפרויקט לקבלן משנה;

חברת שירותים שמתקשרת עם ספק מקצועי כדי לעמוד בהתחייבות שלה מול הלקוח.

במצבים כאלה קיימות למעשה שתי מערכות חוזיות:

האחת בין הלקוח לקבלן הראשי, והשנייה בין הקבלן הראשי לקבלן המשנה.

המטרה היא לוודא שאין ביניהן פער מסוכן.

אם הקבלן הראשי התחייב כלפי הלקוח ללוח זמנים, רמת שירות, סודיות או תוצר מסוים, אבל ההסכם מול קבלן המשנה אינו מחייב אותו בהתאם – הקבלן הראשי עלול למצוא את עצמו אחראי להתחייבות שאין לו דרך חוזית לאכוף על מי שמבצע בפועל את העבודה.

מהו הסכם Back to Back?

בהתקשרויות רבות משתמשים במונח Back to Back כדי להעביר לקבלן המשנה התחייבויות שהקבלן הראשי קיבל על עצמו מול הלקוח.

לדוגמה, אם הקבלן הראשי התחייב לספק תוצר עד 1 ביוני, הוא צריך לוודא שקבלן המשנה יסיים את החלק שלו מוקדם מספיק כדי שניתן יהיה לעמוד במועד הזה.

אותו עיקרון יכול לחול על דרישות איכות, סודיות, אבטחת מידע, שירות, ביטוח או תנאים נוספים.

אבל "Back to Back" אינו תחליף לניסוח.

לא נכון לכתוב רק שקבלן המשנה "כפוף לכל תנאי ההסכם הראשי" ולהניח שבכך הבעיה נפתרה.

צריך לזהות אילו התחייבויות באמת רלוונטיות לקבלן המשנה, כיצד הן חלות עליו ומה עליו לבצע כדי שהקבלן הראשי יוכל לעמוד בהתחייבויות שלו מול הלקוח.

זו אחת הסיבות המרכזיות לכך שלא מומלץ להשתמש בהסכם קבלנות משנה גנרי ללא בדיקה של ההסכם הראשי והפרויקט הספציפי.

הגדרת העבודה והתוצרים

אחד הסעיפים החשובים ביותר בהסכם הוא Scope of Work.

צריך להגדיר:

מה קבלן המשנה מבצע;

מה הוא צריך למסור;

באיזה פורמט;

באילו מועדים;

מי מאשר את התוצר;

ומה נחשב להשלמת העבודה.

אם העבודה מחולקת לשלבים, אפשר לקבוע אבני דרך.

כך ניתן לדעת בכל שלב האם העבודה מתקדמת בהתאם לפרויקט ולא לגלות רק סמוך למועד המסירה ללקוח שחלק מרכזי עדיין לא הושלם.

ככל שהפרויקט מורכב יותר, ניתן לצרף להסכם נספח עבודה מפורט במקום להעמיס את כל המפרט על גוף החוזה.

מועדים ואחריות לעיכובים

כאשר הקבלן הראשי תלוי בקבלן המשנה כדי לעמוד בהתחייבות ללקוח, לוחות הזמנים הם חלק מהסיכון המשפטי והמסחרי.

לכן צריך לקבוע לא רק את מועד המסירה הסופי אלא גם מה קורה אם צפוי עיכוב.

אפשר לדרוש מקבלן המשנה להתריע מראש כאשר הוא מזהה קושי, לשתף פעולה בתיקון הליקוי ולהגדיר מהן ההשלכות במקרה של איחור מהותי.

המנגנון צריך להתאים להסכם הראשי.

אם הקבלן הראשי עלול לשלם פיצוי ללקוח בגלל איחור, כדאי לבחון מראש כיצד הסיכון הזה מחולק מול קבלן המשנה ולא להמתין למחלוקת לאחר שהלקוח כבר דרש פיצוי.

אחריות לטיב העבודה ולתיקון ליקויים

צריך להגדיר באיזו רמה קבלן המשנה נדרש לבצע את העבודה ומה קורה אם התוצר אינו עומד בדרישות.

לדוגמה:

מי בודק את העבודה? כמה זמן יש לקבלן המשנה לתקן ליקוי? האם התיקון מבוצע ללא תמורה נוספת? ומה קורה אם הוא אינו מסוגל לבצע את התיקון?

כאשר הלקוח עצמו רשאי לדרוש תיקונים, כדאי להגדיר גם כיצד דרישות כאלה מועברות לקבלן המשנה.

כך הקבלן הראשי אינו מוצא את עצמו מחויב לבצע תיקון מול הלקוח בלי יכולת לדרוש מהגורם שביצע את העבודה לטפל בו.

כיצד משלמים לקבלן המשנה?

התמורה יכולה להיות מחיר קבוע לפרויקט, תשלום לפי שעות, תשלום לפי אבני דרך או מנגנון אחר.

צריך לקבוע גם:

מתי מוגשת חשבונית;

מהו מועד התשלום;

האם התשלום תלוי באישור תוצר;

אילו הוצאות כלולות;

ומה דורש אישור מראש.

אם רוצים לקשור את התשלום לקבלן המשנה לקבלת התשלום מהלקוח הראשי, צריך לנסח זאת במפורש ולהבין את המשמעות המסחרית של המנגנון.

אין להניח שהעובדה שהלקוח עדיין לא שילם מאפשרת אוטומטית לקבלן הראשי לעכב תשלום לספק שלו.

מבחינה תפעולית כדאי לבדוק גם את אישור ניכוי המס במקור וניהול הספרים של קבלן המשנה בהתאם לחובות החלות על המשלם.

מי עובד מול הלקוח?

כדאי להגדיר אם קבלן המשנה רשאי לתקשר ישירות עם הלקוח.

בפרויקטים מסוימים הקשר הישיר נחוץ לצורך הביצוע.

במקרים אחרים הקבלן הראשי רוצה שכל התקשורת תעבור דרכו כדי לשמור על שליטה בפרויקט ובמערכת היחסים המסחרית.

אם קבלן המשנה מקבל גישה ישירה ללקוח, ניתן גם לבחון האם נדרש מנגנון שמונע ממנו לעקוף את הקבלן הראשי וליצור התקשרות ישירה בניגוד להסכמות.

המגבלה צריכה להיות ממוקדת באינטרס העסקי הרלוונטי ולא להפוך לאיסור גורף על פעילותו של קבלן המשנה.

סודיות וקניין רוחני

קבלן משנה יכול להיחשף גם למידע של הקבלן הראשי וגם למידע של הלקוח.

לכן צריך לוודא שחובות הסודיות שנדרשו בפרויקט ממשיכות גם בשרשרת ההתקשרות.

אם נוצר במסגרת העבודה קניין רוחני – למשל קוד, עיצוב, מסמך, תוכן או חומר אחר – יש להסדיר מי מקבל את הזכויות הנדרשות בתוצר.

המטרה היא למנוע מצב שבו הקבלן הראשי התחייב ללקוח להעביר לו זכויות, אך מעולם לא קיבל אותן מקבלן המשנה שיצר את התוצר בפועל.

בפרויקט הכולל מידע רגיש ניתן לשלב גם הוראות סודיות מתאימות במסגרת הסכם קבלנות המשנה, בהתאם לצורך.

ביטוח, נזקים ושיפוי

בהתאם לסוג העבודה, כדאי לבחון מי נושא באחריות אם קבלן המשנה גורם נזק במהלך הביצוע.

בפרויקטים מסוימים יכול להיות רלוונטי לדרוש ביטוח מקצועי, ביטוח צד שלישי או כיסוי אחר שמתאים לפעילות.

אם ההסכם הראשי מטיל על הקבלן התחייבויות משמעותיות כלפי הלקוח, ניתן גם להסדיר מנגנון שיפוי כאשר נזק או תביעה נגרמו כתוצאה מהפרה של קבלן המשנה.

אין צורך להעתיק באופן אוטומטי כל סעיף שיפוי מההסכם הראשי.

האחריות צריכה להתאים לעבודה שקבלן המשנה באמת מבצע ולסיכון שעליו הוא יכול לשלוט.

האם קבלן משנה צריך רישיון?

ברוב השירותים העסקיים אין "רישיון קבלן משנה" כללי.

אבל בתחומים מסוימים קיימת רגולציה ספציפית.

לדוגמה, מי שפועל כקבלן כוח אדם או כקבלן שירות בתחומי שמירה, אבטחה וניקיון עשוי להיות כפוף לדרישות רישוי ייעודיות.

בתחומים מקצועיים אחרים עשויים לחול רישיונות, רישומים או היתרים מסוג אחר.

לכן אם הפרויקט הוא בתחום מפוקח, כדאי שההסכם יחייב את קבלן המשנה להחזיק ברישיונות שנדרשים לפעילותו ולשמור עליהם בתוקף.

קבלן משנה או עובד?

כאשר קבלן המשנה הוא אדם יחיד שעובד באופן קבוע עבור העסק, חשוב לזכור שהכותרת "קבלן משנה" אינה מכריעה לבדה את מעמדו.

מערכת היחסים נבחנת לפי אופן העבודה בפועל ולא רק לפי שם ההסכם.

לכן הסכם קבלנות משנה אינו דרך להפוך עובד לקבלן עצמאי באמצעות שינוי הכותרת של המסמך.

אם מערכת היחסים בפועל היא מערכת של עובד ומעסיק, יש לבחון הסכם עבודה והעסקה שמתאים ליחסים האלה.

הנקודה חשובה במיוחד כאשר אותו אדם עובד לאורך זמן כמעט רק עבור עסק אחד, משתלב בפעילות שלו ופועל באופן דומה לעובדי העסק.

הסכם קבלנות משנה או הסכם למתן שירותים?

קיימת חפיפה מסוימת בין המסמכים, אך הסיטואציה שונה.

הסכם למתן שירותים מסדיר באופן כללי יחסים בין נותן שירות ללקוח.

הסכם קבלנות משנה נדרש במיוחד כאשר נותן השירות נמצא באמצע שרשרת: מצד אחד הוא התחייב ללקוח, ומצד שני הוא משתמש בקבלן אחר כדי לקיים חלק מההתחייבויות.

לכן בהסכם קבלנות משנה יש חשיבות מיוחדת ל-Back to Back, ללוחות הזמנים של הפרויקט, לאחריות מול הלקוח ולהעברת התחייבויות רלוונטיות מההסכם הראשי.

אם בפועל אין לקוח ראשי ואין מערכת התחייבויות נוספת שמעל ההתקשרות, ייתכן שהמסמך המתאים הוא דווקא הסכם למתן שירותים.

למה לא להשתמש בהסכם קבלנות משנה מוכן?

הסכם קבלנות משנה חייב לעבוד יחד עם הפרויקט וההסכם הראשי.

מסמך מוכן אינו יודע מה הובטח ללקוח, מהו מועד המסירה, מי אחראי על תיקונים, אילו דרישות סודיות חלות, למי צריכים לעבור זכויות הקניין הרוחני ומהו הסיכון שנוצר במקרה של עיכוב.

כתוצאה מכך עלול להיווצר מצב שבו ההסכם מול קבלן המשנה נראה מלא ומפורט, אבל אינו מעביר אליו דווקא את ההתחייבויות שהקבלן הראשי חייב לקיים.

לכן לא מומלץ להסתפק בנוסח גנרי או במסמך שהורד מהאינטרנט.

ההסכם צריך להיבנות סביב הפרויקט וההתחייבויות הספציפיות של הקבלן הראשי, כך שהשרשרת החוזית כולה תהיה מתואמת.

איך מתבצע השירות באמצעות Ettorney?

התהליך מתחיל בהבנת הפרויקט והיחסים בין שלושת הגורמים: הלקוח, הקבלן הראשי וקבלן המשנה.

כדאי להעביר לעורך הדין גם את ההסכם מול הלקוח כאשר הוא רלוונטי, כדי לזהות אילו התחייבויות צריך לשקף בהסכם קבלנות המשנה.

לאחר מכן ניתן לנסח את היקף העבודה, התמורה, לוחות הזמנים, מנגנוני האחריות, הסודיות והקניין הרוחני בהתאם לפרויקט.

כך ההסכם אינו נבנה כמסמך עצמאי ומנותק, אלא כחלק מהמערכת החוזית שבאמצעותה הקבלן הראשי עומד בהתחייבויות שלו כלפי הלקוח.

היקף השירות נקבע בהתאם למורכבות הפרויקט, להסכם הראשי ולמסמכים שנדרשים לצורך ההתקשרות.

שאלות נפוצות על הסכם קבלנות משנה

מהו הסכם קבלנות משנה?

זהו הסכם בין קבלן ראשי לבין גורם שמבצע עבורו חלק מהעבודה או השירות שהקבלן התחייב לספק ללקוח.

מה זה Back to Back?

זהו מנגנון שנועד להעביר לקבלן המשנה התחייבויות רלוונטיות שהקבלן הראשי קיבל על עצמו מול הלקוח. חשוב להגדיר אילו התחייבויות מועברות ולא להסתפק בכותרת בלבד.

למה חשוב לבדוק גם את ההסכם מול הלקוח?

משום שהסכם קבלנות המשנה צריך לאפשר לקבלן הראשי לעמוד בהתחייבויות שכבר קיבל על עצמו. בלי הבדיקה עלולים להיווצר פערים בלוחות הזמנים, באחריות, בסודיות או בקניין הרוחני.

האם קבלן המשנה חייב לעבוד ישירות מול הלקוח?

לא. ניתן לקבוע שהתקשורת מתבצעת דרך הקבלן הראשי או לאפשר קשר ישיר בהתאם לצורכי הפרויקט.

מה קורה אם קבלן המשנה מאחר?

הדבר צריך להיות מוסדר בהסכם, לרבות חובת התרעה, טיפול בעיכוב והאחריות במקרה שהאיחור משפיע על התחייבויות הקבלן הראשי מול הלקוח.

האם אפשר להתנות תשלום בכך שהלקוח שילם?

ניתן לבנות מנגנון תשלום שמתחשב בתשלום מהלקוח, אך הוא צריך להיות מוסדר במפורש ולא להישען על הנחה שאי-תשלום מצד הלקוח דוחה אוטומטית את התשלום לקבלן המשנה.

האם כל קבלן משנה נחשב עצמאי?

לא בהכרח. כאשר מדובר באדם יחיד, המעמד תלוי במערכת היחסים בפועל ולא רק בכך שהמסמך נקרא "הסכם קבלנות משנה".

האם מומלץ להשתמש בהסכם קבלנות משנה לדוגמה?

לא. הסכם כזה צריך להיות מותאם להתחייבויות הספציפיות מול הלקוח, לתכולת העבודה, ללוחות הזמנים, לאחריות ולקניין הרוחני. מסמך גנרי עלול להשאיר פער בין ההתחייבויות של הקבלן הראשי לבין אלה של קבלן המשנה.